Hány cég és egyéni vállalkozó küldi már be online a számláit? Ez az összes áfa fizetésre kötelezett áfaalanyhoz képest hány százalék?

A májusi adatok alapján a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) Online Számla rendszerébe már több mint 416 ezer ügyfél regisztrált. A regisztrált ügyfelek háromnegyede, mintegy 300 ezer felhasználó szolgáltatott számlaadatot a hónap végéig. Ez azt jelenti, hogy a nagyságrendileg 510 ezer adóalanyból álló áfafizetésére kötelezett áfaalanyi kör – akik idáig adatot szolgáltattak – csaknem 60 százalékától érkeztek már be számlaadatok a NAV-hoz.

Mikortól kell az összes vállalkozásnak online számlázó programot használnia?

Számla jelenleg is kiállítható számlázó programmal és nyomtatott, azaz úgynevezett „kézi” számlaként is, ebben július 1-je után sem lesz változás. Vagyis a nyomtatvány használatának lehetősége nem szűnik meg: sem jelenleg nincsen, sem 2020. július 1-jétől nem lesz olyan szabály, ami azt írja elő, hogy számla csak számlázó programmal állítható ki. Az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség a számla kiállításának módjától független. 2020. július 1-jétől az online számlaadat-szolgáltatást a számlázó programmal kiállított számlákról és a nyomtatvány használatával kibocsátott kézi számlákról is kötelezővé válik a számla áfatartalmától függetlenül, ha azt egy adóalany egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére, az áfatörvény szabályai szerint belföldön teljesített ügyletéről bocsátja ki. Az adatszolgáltatást a számlázó programoknak kell automatikusan teljesíteni, míg a kézi számlákról az adatokat manuálisan kell rögzíteni a NAV Online Számla rendszerének felületén. Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez mindkét esetben előzetesen regisztrálni kell a NAV Online Számla rendszerében.

Mennyire ment könnyen az online számlázás bevezetése, az erre való áttérés?

Érdemes tisztázni mindenekelőtt a rendszerhez kapcsolódó fogalmakat. 2018 júliusában nem online számlázást, hanem online számlaadat-szolgáltatást vezettek be Magyarországon. Azaz az online teljesítendő kötelezettség nem a számlázási folyamatra vonatkozik, hanem számlakibocsátói oldalon a számlaadatok elektronikus megküldésére a NAV-hoz. Ezt jelenti az online számlaadat-szolgáltatás. Értelemszerűen az online számlaadat-szolgáltatás 2018-as bevezetése és az arra való felkészülés nagy változás volt mind az adóhivatal, mind az adóalanyok számára, ami minden szereplőt kihívások elé állított. A számlaadatokról való adatszolgáltatás sajátossága az ügyfél, tehát az adózó és a fejlesztő szoros együttműködése, ami nélkül a jogszabályi kötelezettség nem vagy nem helyesen teljesül.

A megfelelő ügyféli rendszerek kialakításakor a fejlesztők részéről számos technikai kérdés merült fel. Több lehetőséget is létrehoztunk, hogy az információkat mindenki megismerje: az Online Számla internetes oldalán folyamatosan tájékoztatunk, tesztrendszert működtetünk, segédprogram alkalmazás is létezik, példa XML-eket dolgoztunk ki, egyeztető fórumokat szerveztünk, technikai Help-Desk szolgáltatást tartunk fenn és a GitHubon is fogadjuk a kérdéseket, illetve közzétesszük a fejlesztési információkat.

Az online számlaadat-szolgáltatás bevezetése ügyféli oldalon a számlázással kapcsolatos kérdések sokaságát vetette fel, amelyeknek oka sokszor az adózók korábbi hibás számlázási gyakorlatából eredt. Az érintett adózóknak ezért át kellett tekinteni és át kellet alakítani a rosszul rögzült ügyviteli folyamatokat. Kihívás elé állította továbbá a szereplőket, hogy az adatszolgáltatási kötelezettség helyes teljesítése miatt a rendszer megfelelő kialakítása többek felelőssége. Azt tapasztaltuk, hogy rengeteg nehézséget okozott, ha egy vállalkozásnál elmaradt a fejlesztő és a pénzügyi, illetve adózásért felelős vezető egyeztetése. Hogy segítsünk az ügyfeleknek, a rendszer bevezetésekor számos adózói fórumot tartottunk, és a NAV telefonos tájékoztató rendszerében folyamatosan segítettünk szakmai és informatikai kérdésekben is.

Tapasztalataim szerint az Online Számla rendszer elfogadottsága ügyféli oldalon is megvalósult, egyrészt a látható áfaadórés–csökkenés, másrészt a rendszer adózóknak kínált számos szolgáltatása, például a vevői számlák gépi lekérdezhetősége miatt. Aki él ezekkel a szolgáltatásokkal, a vállalkozása ügyviteli folyamatait tudja segíteni. Az adózók többsége sikeresen „vizsgázott” az áttérést illetően, akinek nehézségei akadtak, vagy akadnak, annak igyekszünk segíteni. Július 1-jétől, a kötelező adatszolgáltatáshoz kapcsolódó értékhatár megszűnésével nemcsak bővül az adatszolgáltatásra kötelezettek köre, hanem sok olyan adózónak kell adatot szolgáltatni, akinél vállalati méretéből adódóan nem jellemző az üzleti folyamatok és a számlázás informatikai támogatása.

A NAV is érdeklődéssel tekint a jövőbe, és kiemelt feladatként kezeljük, hogy minden lehetséges eszközünkkel, tudásunkkal segítsük ügyfeleinket az adózók új szabályozáshoz való alkalmazkodásban. Bízunk a zökkenőmentes felkészülésben.

A NAV Online Számlázó programját hányan veszik igénybe?

Május végén majdnem 25 ezer felhasználója volt az Online Számlázónak.

Mennyire egyszerű ez? Miért érdemes ezt választani, milyen fejlesztéseket hajtottak végre benne a könnyebb kezelhetőség érdekében?

A 2018. július 1-jén hatályba lépett szabályozás és a kialakított rendszer nem titkolt célja volt az áfaadórés csökkentése mellett az elektronikus számlázás ösztönzése, az elektronikus számlák használatának elterjesztése is.

Adminisztrációs szempontból nehezebb a dolguk azoknak az adóalanyoknak, akik kézi számlát használnak, hiszen kétszer kell manuálisan rögzíteniük: először a számla kiállításakor, másodszor pedig az adatszolgáltatáskor, ami az adatok bevitelét jelenti az Online Számla rendszer felületén.

Azoknak, akik eddig kézi számlát használtak, célszerű lehet áttérniük számlázó program alkalmazására, aminek az online számlaadat-szolgáltatást automatikusan kell teljesítenie. Ezek az adóalanyok választhatják a NAV, az online számlaadat-szolgáltatás bevezetése óta ingyenesen használható Online Számlázó programját is, mely az Online Számla rendszerben történő regisztrációt követően, a rendszerből közvetlenül érhető el.

A NAV Online Számlázó programja automatikusan teljesíti az adatszolgáltatást, így a felhasználót a számla kiállítását követően plusz adminisztráció – a számlaadat-szolgáltatási kötelezettségből fakadóan – nem terheli.

Mindemellett az Online Számlázó program 2018. júliusi megjelenése óta több olyan funkcióval bővült, ami túlmutat a program használatával történő, áfatörvénynek megfelelő számla kiállításán és a jogszabályban előírt online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítésén. Ezeknek a kényelmi funkcióknak a fejlesztése azt a célt szolgálja, hogy a NAV számlázó programjának használata egyszerűbb legyen, minél markánsabb legyen úgymond, felhasználóbarát jellege.

Ilyen kényelmi funkcióként vezettük be a partner- és terméklista rögzíthetőségét, sablonok illetve félbehagyott piszkozatok mentésének lehetőségét, számlakibocsátói oldalon az elektronikus számlák automatikus megőrzését és archiválását a megőrzési kötelezettség időtartama alatt, igény szerint a kiállított számlák adatainak excel fájlba exportálását vagy például a díjbekérő kiállításának lehetőségét.

Az Online Számlázó program használatához kapcsolódó alapvető tudnivalókról összefoglaló készült, mely a NAV honlapján elérhető.
(https://nav.gov.hu/data/cms524300/Alapveto_tudnivalok_a_NAV_Online_Szamlazo_programjanak_alkalmazasahoz.pdf)

Van-e most valami újdonság, amivel készülnek?

A legújabb, és az Online Számlázó program 2018. júliusi rendelkezésre bocsátása óta egyben a legjelentősebb Online Számlázó programhoz kapcsolódó fejlesztés az iOS és Android operációs rendszereken egyaránt működő Online Számlázó mobilapplikáció.

Mit tud a mobilapplikáció, mire jó ez valójában?

Az applikáció az Online Számlázó program számlázásra készült mobil változata, kiegészítve az Online Számla rendszer néhány funkciójával. A legfontosabb, hogy az applikáció a webes működéssel megegyezően automatikusan teljesíti a kiállított számlákhoz kapcsolódó kötelező online számlaadat-szolgáltatást. A mobilapplikáció funkcionalitásában majdnem lefedi az Online Számlázó program webes felületen használható és elérhető funkcióit. Az appon keresztül a felhasználónak lehetősége van többek között számla, előlegszámla kiállítására, valamint a már kiállított számla módosítására, érvénytelenítésére is.

A mobilapplikáción keresztül az Online Számla rendszer bizonyos funkciói is elérhetők, mint például a kimenő és bejövő számlák lekérdezhetősége, a NAV-hoz beküldött adatszolgáltatások állapotának ellenőrizhetősége. Elvégezhető az applikáción keresztül a számlák technikai érvénytelenítése is, ha az szükséges, illetve megtekinthetők a használati statisztikák is.

A számla megjelenési formáját tekintve az alkalmazással papíralapú és elektronikus számla is kiállítható.

A mobilalkalmazással kiállított elektronikus számla a számlakibocsátó készüléke által ismert és támogatott csatornákon keresztül helyben, a számla kiállítását követően azonnal továbbítható a vevő részére például Airdropon, MMS üzenetben, e-mailben, Viber üzenetben, Facebook messengeren keresztül vagy bármely, a mobil készülék által ismert és támogatott platformon. A program az ilyen számlát fokozott biztonságú aláírással látja el, és a számlakiállító részére a mobilalkalmazással kiállított elektronikus számlákra vonatkozóan – az Online Számlázó Program webes működésével megegyezően – biztosított a bizonylat archiválása is.

Az alkalmazás lehetőséget biztosít a felhasználónak arra, hogy saját számlázási adatairól (az adóalany neve, székhelye, magyar adószáma, más tagállami adószáma, vevői típusa, bankszámlaszáma stb.) úgynevezett elektronikus névjegyet generáljon.

Az app ez esetben a saját számlázási adatokat összegzetten tartalmazó QR kódot hoz létre, amit a felhasználó akár egy fénykép formájában tárolhat a saját mobiltelefonján. 

Miért gondolták úgy, hogy elérhetővé teszik az online számlázó programot app formájában is?

A NAV az általa biztosított Online Számlázó program felhasználói számára a programhoz tartozó mobilalkalmazás fejlesztésével a számlázást egyszerűbbé, az adatszolgáltatást bizonyos kényelmessé akartuk tenni.

A mobiltelefonnal történő számlakiállítás lehetősége egyszerűsíti a helyhez kötött szolgáltatást több helyszínen végző, a szolgáltatás jellegéből adódóan folyamatosan úton, mozgásban lévő vállalkozók számlakibocsátását és számlakezelését.A mobilalkalmazás segítségével a NAV-hoz beküldött adatszolgáltatások állapota, valamint a kimenő és bejövő számlák lekérdezése bárhol, bármikor, a mobiltelefonról pár gombnyomással megtekinthető és elérhető. Az applikációval elsősorban az online adatszolgáltatással kapcsolatban folyamatos és naprakész információkra igényt tartó cégvezetőket, illetve a fiatal, jellemzően a mobilkészüléken ügyet intéző vállalkozókat akartuk megszólítani.

Mennyibe fog kerülni az applikáció letöltése?

Az applikáció letöltése is ingyenes, és letöltés után is – az online számlaadat-szolgáltatás 2018. július 1-jei bevezetése óta a webes felületen elérhető, ingyenesen használható Online Számlázó programmal megegyezően – valamennyi funkciója díjmentesen használható.

Kell, hogy legyen NAV-os online számlázó programunk, ha applikációt akarunk?

A mobilalkalmazás a webes Online Számlázó program mobil kliense. A mobilapplikáció használatba vételének előfeltétele, hogy a felhasználó előzetesen regisztráljon az Online Számla rendszerbe (https://onlineszamla.nav.gov.hu), illetve a rendszerbeli regisztrációt követően, a rendszerből átnavigáljon az Online Számlázó programba a webes felületen. A programhoz tartozó Általános Szerződési Feltételek elfogadása és az alapvető beállítások elvégzése után az okostelefonra letöltött applikáció a webes felületről indított összepárosítást követően használatba vehető.

Milyen típusú készülék kell hozzá?

Az applikáció egyaránt használható iOS és Android operációs rendszerrel működő okostelefonokon is. Az alkalmazás használatához minimum Android 7.0 vagy iOS 11 verziószámú operációs rendszerrel működő okostelefon szükséges.

Mikortól lehet letölteni?

Az Online Számlázó mobilalkalmazás 2020. május végétől már letölthető az Apple App Store és a Google Play áruházakból.